Klauzula informacyjna RODO

dla pacjentów, ich przedstawicieli ustawowych, opiekunów faktycznych oraz osób upoważnionych

Zgodnie z art. 13 oraz – w odpowiednich przypadkach – art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), przekazujemy informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest Centrum Medyczne IMED Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, ul. Czesława Niemena 2/U7, 81-603 Gdynia, NIP 5882400223.

• e-mail: info@cm-imed.pl
• telefon: +48 58 72 72 172
• korespondencyjnie: ul. Czesława Niemena 2/U7, 81-603 Gdynia

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – Annę Walosińską. W sprawach dotyczących danych osobowych i wykonywania praw wynikających z RODO można skontaktować się pod adresem: ojom@dpag.pl.

W zależności od sytuacji przetwarzamy dane: pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego lub opiekuna faktycznego oraz osób upoważnionych do uzyskiwania informacji albo dokumentacji. Mogą to być w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące uprawnień do reprezentowania pacjenta oraz – w przypadku pacjenta – dane dotyczące zdrowia i przebiegu leczenia.

W związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego możemy przetwarzać wizerunek osoby, informacje o czasie i miejscu jej obecności oraz przebiegu zarejestrowanego zdarzenia. W związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych możemy przetwarzać głos, numer telefonu, datę i godzinę połączenia oraz treść rozmowy, w tym dane dotyczące zdrowia, jeżeli zostaną przekazane w toku rozmowy.

Jeżeli dane osoby upoważnionej zostały przekazane nam przez pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego, źródłem tych danych jest właśnie ta osoba. Dane osoby upoważnionej są wykorzystywane w zakresie niezbędnym do realizacji udzielonego upoważnienia i weryfikacji tożsamości.

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym i zgodnym z prawem, w szczególności:

• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe, serwisowe, archiwizacyjne, księgowe, prawne, płatnicze lub inne usługi wymagające dostępu do danych – na podstawie odpowiednich umów i z zachowaniem poufności;
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi ochrony, obsługi i serwisu systemów monitoringu wizyjnego oraz systemów telekomunikacyjnych i nagrywania rozmów – jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do świadczenia tych usług i na podstawie odpowiednich umów;
• innym podmiotom wykonującym działalność leczniczą, laboratoriom, osobom wykonującym zawody medyczne lub podwykonawcom – jeżeli jest to niezbędne dla diagnostyki, leczenia lub zapewnienia ciągłości opieki;
• Narodowemu Funduszowi Zdrowia, ubezpieczycielom, organom publicznym, sądom i innym podmiotom uprawnionym – jeżeli obowiązek lub uprawnienie do przekazania danych wynika z przepisów prawa lub właściwej podstawy umownej;
• pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu oraz osobom przez niego upoważnionym – w granicach przysługujących im uprawnień.

Dane są przechowywane przez okres wynikający z celu przetwarzania i obowiązujących przepisów. W szczególności:

• dokumentacja medyczna – co do zasady przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
• dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia – przez 22 lata;
• zdjęcia RTG przechowywane poza dokumentacją medyczną – przez 10 lat; skierowania i zlecenia – przez okresy szczególne wskazane w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi;
• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń, a jeżeli toczy się postępowanie – do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania albo wcześniejszego osiągnięcia celu; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• dobrowolna informacja o źródle pozyskania pacjenta – nie dłużej niż jest to potrzebne do sporządzenia i weryfikacji statystyk oraz do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• nagrania z monitoringu wizyjnego – do 21 dni od dnia zarejestrowania obrazu. Jeżeli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu albo Administrator powziął wiadomość, że może ono stanowić dowód, odpowiedni fragment może być zabezpieczony i przechowywany dłużej – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub ustania potrzeby jego zabezpieczenia;
• nagrania rozmów telefonicznych – przez okres niezbędny do udokumentowania ustaleń, weryfikacji prawidłowości obsługi oraz rozpatrzenia sprawy, której dotyczy rozmowa; jeżeli nagranie jest potrzebne w związku z reklamacją, sporem lub roszczeniem, może być przechowywane do czasu zakończenia sprawy oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Ustawa przewiduje również inne szczególne okresy przechowywania dokumentacji medycznej, np. 30 lat w niektórych przypadkach wskazanych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

W zakresie przewidzianym w RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
• ograniczenia przetwarzania;
• usunięcia danych – jeżeli nie istnieje podstawa prawna zobowiązująca Administratora do ich dalszego przechowywania (prawo to nie pozwala żądać usunięcia dokumentacji medycznej przed upływem ustawowych okresów);
• przenoszenia danych – w przypadkach wskazanych w art. 20 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie.

W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych wymaganych do identyfikacji pacjenta, udzielenia świadczenia zdrowotnego i prowadzenia dokumentacji medycznej jest wymagane przepisami prawa lub jest niezbędne do udzielenia świadczenia. Brak tych danych może uniemożliwić prawidłową rejestrację lub udzielenie świadczenia. Dane podawane wyłącznie w celach marketingowych lub analitycznych są dobrowolne i ich niepodanie nie wpływa na możliwość leczenia.

W związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych Administrator nie podejmuje wobec pacjentów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie. Jeżeli w ramach odrębnych działań marketingowych stosowane jest profilowanie preferencji, nie służy ono podejmowaniu decyzji medycznych i nie wywołuje wobec pacjenta takich skutków.

Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli zastosowanie określonej usługi dostawcy wymagałoby takiego transferu, będzie on realizowany wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, a stosowna informacja będzie dostępna u Administratora lub Inspektora Ochrony Danych.

Placówki Centrum Medycznego IMED są objęte monitoringiem wizyjnym w wybranych obszarach, w zakresie określonym w regulaminie organizacyjnym i oznaczonym stosowną informacją. Monitoring służy zapewnieniu bezpieczeństwa pacjentów i pracowników, ochronie mienia oraz wyjaśnianiu incydentów. Nagrania są przechowywane nie dłużej niż 21 dni, z wyjątkiem przypadków, w których konieczne jest zabezpieczenie konkretnego nagrania jako dowodu.

Rozmowy telefoniczne prowadzone z Centrum Medycznym IMED mogą być nagrywane. Przed rozpoczęciem nagrywanej rozmowy osoba dzwoniąca otrzymuje informację o nagrywaniu. Celem nagrywania jest dokumentowanie ustaleń dotyczących rejestracji i obsługi pacjenta, zapewnienie prawidłowości obsługi oraz możliwość wyjaśnienia reklamacji, sporów i roszczeń. Nagranie może obejmować głos, numer telefonu, datę i godzinę połączenia oraz treść rozmowy, w tym dane dotyczące zdrowia przekazane przez rozmówcę.

Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty świadczące usługi techniczne w zakresie niezbędnym do obsługi systemów. Nagrania nie są wykorzystywane do podejmowania wobec pacjentów decyzji medycznych w sposób wyłącznie zautomatyzowany.

Dane dotyczące zdrowia nie są przetwarzane w celu leczenia na podstawie „zgody RODO”. Podstawą ich przetwarzania w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych jest w szczególności art. 9 ust. 2 lit. h RODO w powiązaniu z właściwą podstawą z art. 6 ust. 1 RODO i przepisami prawa medycznego. Ewentualne zgody na konkretne świadczenie medyczne są odrębnymi zgodami wynikającymi z przepisów o prawach pacjenta i nie są zgodami na przetwarzanie danych w rozumieniu RODO.